I messaggi istantanei, o IM, consentono ai colleghi di scambiare informazioni in tempo reale. Tuttavia, i messaggi istantanei rappresentano anche un modo per i dipendenti di perdere tempo in conversazioni personali coinvolte. Inoltre, la tecnologia IM tende ad essere insicura e quindi ha il potenziale di lasciare le reti aziendali vulnerabili a virus e hacker. Quindi, mentre la maggior parte delle aziende è riluttante a eliminare del tutto la messaggistica istantanea, alcune sono state anche lente ad abbracciarla e ancora più lente a sviluppare politiche chiare sul suo uso o uso improprio sul posto di lavoro.


Best practice per la messaggistica istantanea

Poiché molte aziende devono ancora formalizzare le loro regole di netiquette in relazione agli IM, un dipendente ignaro che utilizza la messaggistica istantanea può finire nei guai. Fortunatamente, alcuni standard e pratiche generali stanno iniziando a governare il mondo della messaggistica istantanea. Ecco alcuni suggerimenti dei lavoratori che utilizzano regolarmente la messaggistica istantanea al lavoro:

  • Usa il tuo messaggio di stato 'Assente':'Se lasci il tuo portale sempre aperto, puoi distrarti facilmente con i pop-up costanti e può diventare molto difficile concentrarsi sulle attività da svolgere', afferma Jason Bergund, che si affida alla messaggistica istantanea per coordinare complicate attività tra una serie di baie di montaggio e i loro team di produzione per il suo lavoro a New York City. 'Progetto su misura i miei messaggi di stato per far sapere alle persone quando sono occupato, a pranzo, al telefono o lavorando su un documento dettagliato, in modo che sappiano che sono occupato senza che io debba rispondere a ogni query di messaggistica istantanea proprio in questo momento.'
  • Mantienilo professionale:'I messaggi istantanei possono diventare davvero lunghi, perché offrono un modo così semplice di comunicare', afferma Dana Bilbao, che lavora nella produzione per una società di intrattenimento con sede a Los Angeles. 'Inoltre, le conversazioni tendono a diventare intime molto rapidamente, perché la messaggistica istantanea può essere quasi come parlare da soli'. Bilbao limita le sue sessioni di messaggistica istantanea alle informazioni pertinenti e si ritira educatamente quando le cose iniziano a diventare troppo personali.
  • Evita di parlare di informazioni riservate:'Quando utilizzi la messaggistica istantanea, tieni sempre presente che sei su una linea non protetta', afferma Richie Fusco, un responsabile dell'ufficio per una società di titoli a New York City. 'Sto sempre attento a non discutere di informazioni riservate o sensibili su un messaggio istantaneo, perché è troppo facile per i pirati hackerare i vecchi registri delle conversazioni. E mi assicuro sempre che la mia protezione antivirus e antispyware sia aggiornata.'
  • Segui la politica aziendale:'Assicurati di conoscere le politiche di messaggistica immediata della tua azienda, se ce ne sono', avverte Bergund. 'Molte aziende, in particolare le aziende in cui un gran numero di persone in luoghi diversi devono coordinare le proprie attività, capiscono che la messaggistica istantanea è un ottimo strumento tra uffici. Ma ho anche lavorato in aziende che davvero disapprovavano la cosa.' Scopri se la tua azienda ha regole applicabili e rispettale. E se una politica aziendale non esiste, usa il buon senso e non spingere la busta.
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