Stai svuotando la tua casella di posta quando ti imbatti in un'email maleducata. Lo rileggi e ti chiedi incredulo: lei?veramentescrivi solo quello?
Come sa chiunque abbia mai scritto un'e-mail, è più facile trasmettere tono ed emozione quando parli con qualcuno di persona anziché online. Le parole, le frasi e il tono che usi con i tuoi amici potrebbero farti sembrare un idiota in un'e-mail professionale.
Gastromium ha parlato con esperti di carriera per scoprire alcune delle parole e delle frasi più comunemente usate che ti fanno sembrare scortese nelle e-mail, così non commetterai quegli errori al tuo prossimo lavoro.
“Ovviamente”
Esempio:“Ovviamente dovremmo andare avanti con il piano di marketing basato sull'esito della riunione del consiglio.”
Perché non funziona:“Sembra che lo scrittore stia sottolineando che le informazioni che seguono dovrebbero essere ovvie, ma tu, il lettore, non sei abbastanza intelligente da capirlo,” afferma Dianna Booher, fondatrice e CEO della società di comunicazione Booher Research Institute con sede a Dallas. Usa “ovviamente” e corri un alto rischio di sembrare condiscendente e di essere bollato come Miranda Priestly dell'ufficio.
Usa questo invece:“Dovremmo andare avanti con il piano di marketing in base all'esito della riunione del consiglio.”
“In realtà”
Esempio:“Penso che sarebbe meglio se pubblichiamo l'articolo prima della data di uscita del libro.”
Perché non funziona:“‘In realtà’ è una parola che è meglio conservare per la conversazione,” afferma Melissa Bessey, fondatrice e presidente della società di pubbliche relazioni Media Allure con sede a Toronto. “Qualsiasi testo che utilizza 'in realtà' può sembrare troppo facilmente ostile o farti sembrare un saputello, uno dei due sarà percepito come maleducato.”
Usa questo invece:“Pubblichiamo l'articolo in anticipo rispetto alla data di pubblicazione del libro.”
“Apparentemente”
Esempio:“Apparentemente, la presentazione è troppo lunga e dovremmo essere più concisi.”
Perché non funziona:A meno che non lavori nelle forze dell'ordine, parole come “apparentemente” 'presumibilmente' e “evidentemente” può sembrare che tu stia contraddicendo o mettendo in discussione il giudizio di qualcuno o la rappresentazione degli eventi. “Sembra che la persona possa essere stata subdola, nascondendoti in precedenza qualcosa che hai dovuto dedurre da solo e poi indicare nell'e-mail,” dice Booher.
Usa questo invece:“Abbiamo ricevuto feedback che la presentazione è troppo lunga. Dovremmo modificarlo per essere più conciso.”
'Bene'
Esempio:“Grazie per avermi inviato il comunicato stampa per l'approvazione. Va bene.”
Perché non funziona:“La parola ‘bene’ è spesso usato nella conversazione come forma di acquiescenza. Può avere un tono negativo o positivo, ma è per lo più percepito come scortese e sprezzante,” dice Bessey. “È meglio peccare per eccesso di cautela e sostituire ‘bene’ con ‘buono.’ Quando qualcosa ènonbene, sii abbastanza diretto da far sapere al lettore cosa non va bene in modo che non si chiedano.”
Usa questo invece:“Grazie per avermi inviato il comunicato stampa per l'approvazione. È approvato. Ottimo lavoro.”
“No”
Esempio:“La risposta alla tua richiesta è no.”
Perché non funziona:“‘No’ si imbatte duramente in una e-mail. È meglio ammorbidire il tuo linguaggio e fornire un contesto,” afferma Nancy Halpern, dirigente della società di executive coaching con sede a New York KNH Associates.
Usa questo invece:“Non potrò pubblicare l'articolo lunedì perché ho tre articoli urgenti da pubblicare, ma lo pubblicherò il lunedì successivo.”